文件管理責(zé)任書范本

2018-02-18 塵埃 評論0

為了公司文件管理的規(guī)范化、制度化，保證文件的合法性、權(quán)威性、嚴肅性和安全性，總經(jīng)理指派         為保管人對           類文件保管。為有效地維護公司利益，     文件保管人在遵守公司的制度、明確分類管理職責(zé)的同時承諾如下：
1、公司文件的分類
A類：涉及公司股權(quán)、公司內(nèi)部會議、重大資產(chǎn)處分、融投資、大額債權(quán)債務(wù)的文件，完成或未完成的作品（包括但不限于設(shè)計規(guī)劃圖文資料、影視類資料）、公司發(fā)展規(guī)劃及涉及財務(wù)稅務(wù)類、訴訟類文件等涉及公司商業(yè)秘密的文件；
B類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)濟類合同、人事類合同、財務(wù)文件、對外函告；
C類：公司內(nèi)部公告、通知、規(guī)范制度。
2、文件的保管
A類收藏于公司統(tǒng)一配備的專用柜內(nèi)，保管人**，不得借閱或復(fù)印。
B類文件保管人為，**（法律類），**（財務(wù)類），**（人事類），**（工程類），**（辦公室類），**（檔案類）。
文件放置于公司統(tǒng)一配備的專用柜內(nèi)。需借閱文件原件或復(fù)印文件的，應(yīng)經(jīng)該部門保管人批準，各保管人應(yīng)制做登記表格，做好借閱或復(fù)印登記存檔工作。
     C類文件在公司內(nèi)部公開傳閱，如需對外使用需由行政人事部長**批準后，使用人可將文件打印復(fù)印對外做限定用途的使用。
3、文件的保存
對外發(fā)出的各類經(jīng)營性合同，公司需留存三份，一份總經(jīng)理助理**保管，一份法務(wù)部**保管，一份財務(wù)**保管。各部門的文件由相應(yīng)文件保管人先行保存，每月整理后存放檔案室，并辦理書面交接手續(xù)，由檔案部統(tǒng)一登記造冊管理。
4、文件的移交和保管責(zé)任
文件保管人離職、調(diào)職等職位變更時，應(yīng)當(dāng)配合公司完成其經(jīng)手簽訂、保管的合同、協(xié)議等（或改由他人續(xù)簽），并妥善做好移交工作。文件保管人如遺失、損毀文件的，應(yīng)及時向辦公室報告。因文件管理不善而造成損失的，將直接追究文保管人和部門負責(zé)人責(zé)任。
保管人：
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